Odprawy to codzienne spotkania z podległym zespołem. Pomogą w sprawdzeniu tego co się dzieje w firmie i w tworzeniu dobrej atmosfery w zespole, ponieważ oczyszczają atmosferę, podnoszą na duchu, pomagają w monitorowaniu działań, są inspirujące, dają poczucie wspólnoty.

Dzięki nim będziesz na bieżąco z sytuacją, poznasz obawy i dylematy poszczególnych członków zespołu oraz pokażesz, że jesteś jednym z nich. W zależności od tego na jakim jesteś etapie rozwoju, warto prowadzić odprawy według następującego harmonogramu:

·         Codziennie rano z całym zespołem

·         Raz w tygodniu indywidualnie z managerami działów

·         Na końcu każdego miesiąca, spotkanie z całym zespołem, aby zaplanować przyszły miesiąc

O czym można rozmawiać na odprawach? Jeśli koordynujesz dział sprzedaży, warto omówić wynik finansowy, czyli w jakim miejscu ogólnego targetu jesteście. To oznacza podsumowanie kwotowe i procentowe wyniku z dnia wczorajszego. Jeśli prowadzisz jakikolwiek inny dział, zapytaj jak wyglądają ich zadania, co zostało wykonane, czego się nie udało, co czeka na zrobienie. Omów jakie ma cele poszczególny członek zespołu na dzień dzisiejszy. To uczy planowania i zarządzania czasem. Zapytaj także czy jest jakaś ważna sprawa do przegadania, czy czegoś potrzebują, czy ktoś musi z Tobą porozmawiać na osobności. Porozmawiajcie też o sukcesach, żeby fajnie zacząć dzień.

Sukcesy są pozytywnym podsumowaniem odpraw, dają poczucie że robi się coś ciekawego  i interesującego, dodają pewności siebie. Warto dbać o nie i doceniać. Każdy powinien się podzielić swoimi sukcesami z dnia poprzedniego, a osoby dopingujące powinny być wsparciem. Można je podzielić na zawodowe i prywatne. Te pierwsze pokażą Ci jak sobie radzą poszczególni członkowie zespołu. Drugie wskażą na ważne wartości oraz sposób w jaki dana osoba lubi być doceniana - to cenne lekcje managerskie.

Odprawa managerska to  rozmowa 1:1 z każdą osobą na temat jej wyzwań i sukcesów oraz potrzeb. Szczera, na temat tego czy wszystko w porządku, jak się czuje w nowej roli, jak sobie radzi z obowiązkami, co sprawia najwięcej trudności, co pomaga w codziennej pracy, co przeszkadza, z jakimi wyzwaniami się mierzy, jakiego wsparcia oczekuje, jakie ma plany na najbliższy tydzień, co chce i w jaki sposób osiągnąć. Pamiętaj im bliżej jesteś swoich managerów, tym lepiej ich rozumiesz i szybciej możesz reagować na ewentualne kryzysy i wszelkie nieścisłości.

Spotkania kończące jeden miesiąc i zaczynający kolejny mają na celu podbudowanie atmosfery w zespole. To właśnie teraz jest miejsce i czas na wyróżnienie najlepszych i oklaskiwanie sukcesów, a także radzenie sobie z porażkami. Podczas tego spotkania warto zrewidować dotychczasowe działania, zastanowić się nad rozwiązaniami, które są skuteczne oraz wyeliminować te niewarte uwagi.

Prowadząc regularne spotkania z zespołem szybko zauważysz wzrost motywacji do pracy, a w konsekwencji polepszą się wyniki współpracy, co zawsze cieszy każdego szefa, prawda?